Hello AI – Integritetspolicy

Version 1.1

1. Personuppgiftsansvarig

Botne Oy (marknadsföringsnamn Sorwi), FO-nummer 2769229-7
Telefon: +358454904443
E-post: support@sorwi.fi

Denna integritetspolicy beskriver hur Botne Oy / Sorwi ("vi", "vår") behandlar personuppgifter i applikationen Hello AI och tillhörande tjänster ("tjänsten"). Tillämplig dataskyddslagstiftning: EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR, 2016/679), finska dataskyddslagen (1050/2018) samt övrig tillämplig finsk lag.

2. Tillämpningsområde – konsument- och företagsbruk

Tjänsten är avsedd både för privatpersoner (konsument, B2C) och företagskunder (B2B). Denna policy beskriver behandling av personuppgifter i båda sammanhangen:

• Konsumentbruk (B2C): Den registrerade är en privatperson som använder tjänsten för personligt bruk.
• Företagsbruk (B2B): Registrerade inkluderar företagskundens kontaktpersoner, anställda vars nummer hanteras i tjänsten samt eventuella andra parter i ett samtal.

Vid företagsbruk kan företagskunden vara personuppgiftsansvarig för sina anställdas personuppgifter enligt GDPR; vi agerar då i regel som personuppgiftsbiträde åt företagskunden. Detaljerade roller kan avtalas i ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal (DPA).

3. Vilka uppgifter samlar vi in

När du använder tjänsten kan vi samla in och behandla följande uppgifter:

• Telefonnummer: Vi samlar in och lagrar ditt telefonnummer; det krävs för registrering och autentisering och används som din kontoidentifierare. Vi skickar en engångskod (OTP) via SMS för att verifiera ditt telefonnummer.
• Verifieringskod: Vi behandlar den verifieringskod vi skickar enbart för att verifiera ditt telefonnummer. Appen kan läsa innehållet i detta enda meddelande som vi skickar via Google Play-tjänsternas SMS Retriever-API för att fylla i koden åt dig; detta ger inte appen åtkomst till dina övriga textmeddelanden och kräver ingen behörighet att läsa SMS.
• Samtalsmetadata: Som enhetens standardtelefonapp (default Phone handler) samlar vi in samtalsmetadata från enhetens samtalslogg — uppringar-ID, samtalslängd, tidsstämplar och samtalshistorik — för att visa de senaste samtalen och samtalshistoriken i appen och för tjänstens funktionalitet. Dessa uppgifter kan överföras till och lagras på våra servrar (se avsnitt 9).
• Transkriptioner och ljud i realtid under samtal: Appen kan öppna en anslutning till en backend-server under samtal för att möjliggöra transkription i realtid och AI-interaktion. Som standard lagras detta inte permanent (se avsnitt 6).
• Sammanfattningar av samtal: Korta sammanfattningar av samtal kan produceras för tjänstens funktion. Som standard lagras sammanfattningar inte permanent (se avsnitt 6).
• E-postadress (valfritt): Om du anger en, kan en sammanfattning av samtal skickas till din e-post.
• Enhetsinformation: Modell, operativsystemets version och enhetsidentifierare för felsökning och förbättring av tjänsten.
• SIM- och telefontillståndsinformation: För att upptäcka enhetens telefonitillstånd (inklusive SIM-platsen) och dirigera samtal korrekt. Hello AI-prenumerationen är nummerbunden; multi-SIM används inte för att hantera fler än en prenumeration.
• Prenumerations- och betalningsrelaterad information: Prenumerationsnivå, prenumerationsstatus och prenumerationsreferens – inga betalningsuppgifter, vilka hanteras av Google Play eller en annan betalkanal.
• Företagskontots grunduppgifter (B2B): Företagsnamn, FO-nummer, kontaktpersonens namn, adress och telefonnummer för kontouppsättning och avtalshantering.
• Faktureringsuppgifter (B2B): Fakturerings- eller ekonomi-kontaktens e-post, e-fakturaadress och operatör, OVT-ID samt inköpsreferens.
• Inställningar per nummer (B2B): Företagsanknutna telefonnummer, etiketter och e-postadresser för sammanfattningsutskick.
• AI-profiler och promptar: Promptar, välkomstmeddelanden och instruktionstexter per nummer som styr tjänstens beteende.

4. Rättsliga grunder för behandlingen (GDPR art. 6)

Vi behandlar personuppgifter med stöd av följande rättsliga grunder enligt GDPR art. 6.1:

• Fullgörande av avtal (6.1.b): Skapande av konto, verifiering av telefonnummer, tillhandahållande av tjänsten, leverans av sammanfattningar, hantering av företagskonton och fakturering.
• Rättslig förpliktelse (6.1.c): T.ex. finska bokföringslagen, skattelagstiftningen och konsumentskyddsrelaterade arkiveringskrav.
• Berättigat intresse (6.1.f): Att upprätthålla tjänstens säkerhet, förhindra missbruk, åtgärda fel, utveckla tjänsten, hantera supportärenden och nödvändig driftloggning. Vi har balanserat vårt berättigade intresse mot användarens rättigheter.
• Samtycke (6.1.a): Frivilliga funktioner såsom aktivering av samtalsinspelning på Plus-/Business-nivåer (se avsnitt 6) och att ange en e-postadress för leverans av sammanfattningar. Samtycket kan när som helst återkallas.

Vi behandlar inte avsiktligt särskilda kategorier av personuppgifter enligt GDPR art. 9. Om du via samtal genom tjänsten ändå behandlar sådana uppgifter ansvarar du själv för den rättsliga grunden.

5. Ändamål med behandlingen

Vi använder de insamlade uppgifterna för att:

• verifiera din identitet vid registreringen och verifiera ditt telefonnummer;
• möjliggöra transkription i realtid och AI-interaktion;
• skapa och skicka sammanfattning av ett samtal till din e-post (om angiven);
• tillhandahålla full telefonfunktionalitet;
• administrera företagskonton, användarroller, nummerlistor och relaterade inställningar;
• utfärda och leverera fakturor samt bevara avtals- och inköpsreferenser;
• tillhandahålla support, kommunicera incidenter och uppfylla bokförings- och rapporteringsskyldigheter;
• stödja samtalsdirigering på enheten (inklusive SIM-platsen för utgående samtal);
• förbättra appens funktionalitet och prestanda;
• uppfylla lagstadgade krav och tillsynskrav.

6. Samtalsinspelningar – avstängt som standard

Som standard lagrar inte Hello AI samtalsljud, transkriptioner eller sammanfattningar permanent. Realtidsbehandling under samtal är nödvändig för att tillhandahålla tjänsten, men tillfälliga data raderas när samtalet avslutas.

På Plus- och Business-nivåerna kan användaren separat aktivera en samtalsinspelningsfunktion i appens inställningar. Efter denna opt-in kan ljud, transkription och/eller sammanfattning av efterföljande samtal lagras permanent så att användaren kan granska dem senare. Den rättsliga grunden för lagring är användarens uttryckliga samtycke (GDPR 6.1.a) och fullgörande av avtal (6.1.b) i den utsträckning inspelningen ingår i den valda prenumerationsnivån.

Lagringstid och plats för inspelningar:

• Ljud (WAV): Lagras i DigitalOcean Spaces (Frankfurt, EU/EES).
• Transkription och sammanfattning: Lagras i vår databas (EU/EES).
• Lagringstid: Lagras så länge kontot är aktivt och inspelningsfunktionen är på. Du kan radera enskilda inspelningar eller begära radering av alla inspelningar när som helst. Vid kontoradering raderas inspelningarna enligt avsnitt 13.

Om du spelar in samtal ansvarar du för att informera motparten där tillämplig lag kräver det och för att inhämta nödvändiga samtycken. Detta gäller särskilt vid företagsbruk, kund-, anställd- och marknadsföringssamtal.

7. AI:s deltagande i samtal (transparens)

Tjänsten kan använda AI vid samtalshantering, transkription och skapande av sammanfattningar. Motparten i ett samtal kan interagera med ett AI-system, till exempel när tjänsten svarar å användarens vägnar eller producerar syntetiskt tal.

EU:s AI-förordning (AI Act) kan i vissa situationer kräva att motparten informeras om AI-deltagandet. Det är användarens ansvar att se till att sådan information ges (se avsnitt 8 i användarvillkoren). Vi fattar inte automatiserade rättsliga eller på liknande sätt betydande beslut om individer baserat på enskilda samtal (se avsnitt 11).

8. Behörigheter i Android-appen

För att fungera som en fullständig ersättare för standardtelefonappen är vår applikation beroende av Androids samtalsramverk, som kräver vissa behörigheter. Detta gör att appen kan hantera samtal, kontakter och fungera som primär telefonapp.

Observera att många av de beskrivna behörigheterna krävs för telefonappens funktionalitet, inte specifikt för Hello AI:s AI-funktioner. Android kräver dessa av alla appar som fungerar som telefonapp.

Behörigheter vid installation

Beviljas automatiskt vid installation:

• POST_NOTIFICATIONS: Visar samtalsaviseringar.
• USE_FULL_SCREEN_INTENT: Visar samtal på låsskärmen.
• FOREGROUND_SERVICE & FOREGROUND_SERVICE_SPECIAL_USE: Hanterar samtal i bakgrunden.
• WAKE_LOCK: Håller skärmen aktiv under samtal.
• VIBRATE: Vibrerar vid inkommande samtal.
• CONFIGURE_PHONE_ACCOUNT: Stödjer VoIP och multi-SIM.

Behörigheter under körning

Du kan bli ombedd att bevilja dessa:

Nödvändiga behörigheter

• CALL_PHONE: Ringa telefonsamtal.
• READ_PHONE_STATE: Övervaka SIM-val och samtalstillstånd.
• ANSWER_PHONE_CALLS: Besvara inkommande samtal.
• MANAGE_OWN_CALLS: Hantera aktiva samtal.

Kommunikationsbehörigheter

• Ingen behörighet att läsa SMS: Appen begär ingen behörighet att skicka eller ta emot textmeddelanden (SEND_SMS/RECEIVE_SMS). Verifieringskoden vid registrering läses via Google Play-tjänsternas SMS Retriever-API, som endast exponerar innehållet i det verifieringsmeddelande vi skickar. Om du skickar ett textmeddelande till en uppringare från appen öppnas det i enhetens egen meddelandeapp och appen använder ingen behörighet att skicka SMS.

Ljudbehörigheter

• MODIFY_AUDIO_SETTINGS: Styra ljudrouting och volym under samtal.

Google Play-appen deklarerar inte RECORD_AUDIO. Realtidstranskription och valfri samtalsinspelning (Plus/Business, avsnitt 6) använder ljud från det aktiva samtalet via Androids dialer/telecom-ramverk.

Behörigheter för kontakter och samtalslogg (valfritt men rekommenderat)

• READ_CONTACTS & WRITE_CONTACTS: Få åtkomst till och hantera kontakter.
• READ_SYNC_SETTINGS: Kontrollerar om kontokonton är inställda på synkronisering (uppringningsramverk).
• READ_CALL_LOG & WRITE_CALL_LOG: Som enhetens standardtelefonapp läser (samlar in) Hello AI din samtalslogg för att visa de senaste samtalen och samtalshistoriken i appen, och skriver till den för att lägga till, uppdatera eller ta bort poster (till exempel markera ett samtal som läst eller ta bort ett samtal). Appen slutar använda dessa behörigheter om den inte längre är standardtelefonapp.

Kontaktfoton

• Avatarer hämtas via Androids Contacts API. Appen begär inte åtkomst till enhetens fotobibliotek eller mediebutik (ingen READ_MEDIA_* eller READ_EXTERNAL_STORAGE).

Kamerabehörighet (valfritt)

• CAMERA: Endast blinkande ficklampa vid inkommande samtal; används inte för att ta foton eller video.

Särskild behörighet

• SYSTEM_ALERT_WINDOW: Visa inkommande samtal ovanpå andra appar.

9. Lagring och säkerhet

Vad vi lagrar på våra servrar

• Kontoinformation: Telefonnummer, e-postadress (om angiven) och kontoinställningar.
• Samtalsmetadata: Samtalshistorik, tidsstämplar och samtalsrelaterad information.
• Enhetsinformation: För appens funktionalitet och felsökning.
• Företags- och faktureringsinformation (B2B): För avtals- och faktureringsändamål.
• Inställningar per nummer: Anknutna nummer, etiketter, sammanfattnings-e-post och AI-promptar.
• Samtalsinspelningar (endast om användaren aktiverar på Plus-/Business-nivåer): Ljud, transkription och sammanfattning enligt avsnitt 6.

Vad vi inte lagrar (standard)

• Samtalsljud: Ljud behandlas i realtid under samtalet och lagras inte permanent såvida användaren inte uttryckligen har aktiverat inspelning (avsnitt 6).
• Transkriptioner i realtid: Behandlas tillfälligt under samtal och lagras inte permanent i standardläget.

Lagringstid

• Aktiva konton: Uppgifter sparas så länge kontot är aktivt och så länge det behövs för att tillhandahålla tjänsten.
• Inaktiva konton: Personuppgifter raderas för närvarande inte automatiskt enbart på grund av inaktivitet, men vi utvärderar behovet regelbundet. Du kan när som helst begära radering (se avsnitt 13).
• Kontoradering: Personuppgifter raderas permanent inom 30 dagar från mottagandet av begäran, med undantag för uppgifter som lagen kräver (t.ex. bokföringsmaterial, i regel 6 år).
• Samtalsinspelningar: Lagras så länge prenumerationsnivån och användarens valda inställning kräver; användaren kan radera enskilda inspelningar när som helst.

Säkerhetsåtgärder

• Vi använder branschstandardiserade tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder (t.ex. krypterad transport, åtkomstkontroll, loggning).
• All dataöverföring sker via krypterade kanaler.
• Åtkomst till personuppgifter är begränsad till behörig personal.

10. Tredjepartstjänster och dataöverföringar

Vi använder tredjepartsleverantörer i följande kategorier:

• Tele- och operatörstjänster – teknisk leverans av samtal.
• SMS-verifieringstjänster – verifiering av telefonnummer.
• E-postleveranstjänster – leverans av sammanfattningar och aviseringar.
• Tal-till-text-tjänster – transkription i realtid.
• Text-till-tal-tjänster – röstsyntes.
• AI-modeller – konversations-AI och textbehandling.
• Molninfrastruktur och lagring – tillfällig och (på Plus-/Business-nivåer) permanent lagring.
• Kontohantering och fakturering (B2B) – avtals- och faktureringssupport.

En mer specifik förteckning över aktuella leverantörer är tillgänglig på begäran via support@sorwi.fi.

Plats för behandling och lagring: Behandling och lagring sker i första hand inom EU/EES. Till exempel lagras samtalsinspelningar i molnlagring inom EU/EES i Frankfurt.

Eventuella överföringar utanför EU/EES: Vissa tredjepartstjänster kan vara verksamma eller överföra data utanför EU/EES (t.ex. vissa leverantörer kopplade till USA). Sådana överföringar baseras på skyddsåtgärder enligt kapitel V i GDPR, inklusive standardavtalsklausuler godkända av EU-kommissionen (SCC), ett beslut om adekvat skyddsnivå (såsom EU–US Data Privacy Framework) eller en annan laglig grund enligt GDPR. Mer detaljerad information om överföringar till tredjeländer är tillgänglig på begäran.

Begränsningar för dataanvändning: Vi kräver att tredje parter endast behandlar personuppgifter för att tillhandahålla tjänsten och inte säljer eller använder dem för egna ändamål i strid med lagen.

11. Automatiserat beslutsfattande och profilering

Vi fattar inte beslut om dig som enbart grundas på automatiserad behandling och som ger rättsverkningar för dig eller på liknande sätt påverkar dig betydligt i den mening som avses i GDPR art. 22. Tjänsten kan använda AI-klassificering och innehållsgenerering som en del av sin tekniska funktion (t.ex. uppringaridentifiering, sammanfattning), men sådana funktioner är inte automatiserade beslut i den mening som avses i GDPR art. 22.

12. Dina rättigheter som registrerad

Du har följande rättigheter enligt GDPR och finska dataskyddslagen avseende dina personuppgifter:

• Rätt till tillgång: Rätt att få veta vilka uppgifter som behandlas om dig.
• Rätt till rättelse: Rätt att begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
• Rätt till radering: Rätt att begära radering när det inte längre finns någon laglig grund för behandlingen.
• Rätt till begränsning: Rätt att begära begränsning av behandlingen i vissa situationer.
• Rätt att invända: Rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse.
• Rätt till dataportabilitet: Rätt att få dina uppgifter i ett maskinläsbart format om behandlingen grundas på samtycke eller avtal.
• Rätt att återkalla samtycke: Du kan när som helst återkalla samtycke (t.ex. samtalsinspelning, e-postadress) utan att det påverkar lagligheten av behandling som skett innan återkallelsen.
• Rätt att inge klagomål: Du har rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet. Den behöriga myndigheten i Finland är Dataombudsmannens byrå (tietosuoja.fi/sv, +358 29 566 6700, tietosuoja@om.fi).

För att utöva dina rättigheter, skicka en begäran till support@sorwi.fi. Vi verifierar den som begär med lämpliga medel.

13. Kontoradering

Begäran om kontoradering

Du har rätt att när som helst begära radering av ditt Hello AI-konto:

1. Använd sidan för kontoradering på helloapp.ai/account/delete, eller
2. Skicka e-post till support@sorwi.fi med ditt telefonnummer.

Vad raderas

Följande uppgifter raderas permanent inom 30 dagar från begäran:

• Telefonnummer och kontoinformation.
• E-postadress och relaterade preferenser.
• Samtalsmetadata.
• Enhetsinformation.
• App-inställningar.
• Registrerings- och autentiseringsinformation.
• Samtalsinspelningar (ljud, transkriptioner, sammanfattningar) där det är tillämpligt.
• Företags- och faktureringsdata (B2B), om inte lag kräver längre lagring.

Vad som kan bevaras efter radering

• Bokföringsmaterial och faktureringsdata under den tid som finska bokföringslagen kräver (i regel 6 år).
• Uppgifter som krävs enligt lag eller andra rättsliga förpliktelser.
• Uppgifter som behövs för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Andra val för användaren

• Du kan välja att inte ange en e-postadress, varvid du inte får samtalssammanfattningar via e-post.
• Du kan stänga av AI-interaktionsfunktionen genom att byta telefonens standardtelefonapp.
• Du kan återkalla beviljade Android-behörigheter i enhetens inställningar.
• På Plus-/Business-nivåer kan du när som helst slå på eller stänga av samtalsinspelning.

Obs: Kontakter som lagras lokalt på din enhet påverkas inte av kontoradering, eftersom de lagras på din enhet och hanteras av ditt operativsystem.

14. Ändringar i denna policy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy då och då. Uppdaterade policyer får ett nytt versionsnummer. Väsentliga ändringar meddelas via appen, e-post eller andra kommunikationskanaler. Vi använder samma versionsmekanism som i användarvillkoren, och en väsentlig ändring kan kräva förnyat godkännande.

15. Kontakta oss

• Personuppgiftsansvarig: Botne Oy (Sorwi), FO-nummer 2769229-7
• E-post: support@sorwi.fi
• Telefon: +358454904443
• Kontoradering: helloapp.ai/account/delete eller support@sorwi.fi
• Appens namn: Hello AI

Versio: 1.1